Sistema di Gestione Ambientale: 3 passi operativi per la transizione alla nuova norma ISO 14001:2015

Questa ultima versione si inserisce nel quadro di tutte le nuove norme ISO per i Sistemi di Gestione, caratterizzate da una struttura comune – la High Level Structure (HLS) – che prevede un’identica sequenza e denominazione dei punti norma e l’utilizzo della medesima terminologia, affinché i diversi sistemi possano essere agevolmente integrati tra loro.

Le principali novità introdotte dalla ISO 14001:2015 riguardano principalmente i seguenti ambiti:

• il Contesto,
• il Rischio,
• la Leadership
• la Prospettiva del Ciclo di Vita

Tali concetti, sebbene non rappresentino novità assolute – erano già, più o meno implicitamente, comprese nella ISO 14001:2004 – vengono qui esplicitati in veri propri punti norma o comunque rafforzati.

Affinché il Sistema di Gestione Ambientale esistente sia conforme alla versione 2015 diventa necessario sviluppare ciascuno di questi punti in modo documentato, nell’ambito dell’impostazione del sistema e delle fasi di pianificazione.

In Tauw abbiamo iniziato a lavorare con alcuni nostri Clienti sui loro Sistemi di Gestione Ambientale, certificati secondo la norma UNI EN  ISO 14001:2004. I nostri consulenti si stanno occupando di assistere i responsabili del Sistema di Gestione Ambientale delle aziende Clienti nell’analisi e aggiornamento della documentazione di sistema, per poter effettuare il prima possibile la transizione alla nuova versione della norma.

Prima di arrivare ai passi operativi, necessari per la transizione alla nuova norma, diamo un’occhiata più nel dettaglio alle novità introdotte:

1. Il Passaggio alla High Level Structure (HLS)

Come anticipato nel paragrafo precedente, la versione 2015 della norma ISO 14001 è caratterizzata da una struttura HLS – High Level Structure – uniforme tra i diversi sistemi, in modo che possano essere integrati tra loro in modo più agevole. Tra le Norme di più diffuso utilizzo, lo stato di allineamento alla HLS è il seguente:

Di seguito riportiamo i punti di cui si compone la High Level Structure (HLS):
Punto 1:   Scopo e campo di applicazione
Punto 2:   Riferimenti normativi
Punto 3:  Termini e definizioni
Punto 4:   Contesto dell’Organizzazione
Punto 5:   Leadership
Punto 6:   Pianificazione
Punto 7:   Supporto
Punto 8:   Attività operative
Punto 9:   Valutazione delle prestazioni
Punto 10: Miglioramento

L’ingresso in campo delle nuove versioni degli standard ISO9001 e ISO14001, con il loro adeguamento alla High Level Structure (HLS), è un’occasione per prendere in considerazione l’integrazione con altri Sistemi di primaria importanza che, sebbene non siano (ancora) strutturati secondo il nuovo schema HLS, si basano comunque sulla metodologia comune che prevede una fase di Analisi di Rischio iniziale e la reiterazione del ciclo Plan-Do-Check-Act (PDCA).

Per saperne di più puoi leggere: I vantaggi dell'integrazione dei sistemi di gestione

2. L’analisi del contesto

L’analisi del contesto è propedeutica all’impostazione del sistema e dovrà identificare le questioni rilevanti legate al contesto nel quale l'Oganizzazione opera:

• Condizioni ambientali = clima, qualità aria, qualità acqua, contaminazioni esistenti, ecc.
• Fattori esterni = aspetti sociali, tecnologici, economici, legali, contesto competitivo;
• Fattori interni = vincoli di prodotto, processi, competenze, indirizzi strategici aziendali, politiche, obiettivi ed indicazioni a livello di Gruppo.

L’analisi dovrà inoltre identificare le parti interessate, analizzarne i bisogni e le aspettative, e scegliere quali – tra questi – recepire nel sistema elevandoli a compliance obligation. Una volta formalizzati come compliance obligation, tali bisogni o aspettative diventano a tutti gli effetti dei requisiti di Sistema, analogamente ad una prescrizione normativa, e nel caso non vengano soddisfatti non consentiranno di ottenere o mantenere la certificazione, al pari di tutti gli altri requisiti dello standard.

3. La valutazione del rischio

Il contesto in cui opera l’Organizzazione fornisce il quadro di riferimento per valutare i rischi associati a minacce e opportunità. Il Rischio è definito dalla norma come “effetto dell’incertezza rispetto al raggiungimento dell’obiettivo” e viene inteso come deviazione o scostamento da ciò che è atteso e pianificato: in questo senso il concetto di Rischio può essere inteso sia in senso negativo sia in senso positivo (nel secondo caso si tratta di un’opportunità).

I rischi possono derivare dagli aspetti ambientali, in relazione anzitutto alle possibili modifiche e ripercussioni sull’ambiente fisico e naturale in termini di impatti ambientali, negativi (minacce) o positivi (opportunità); oppure dalle compliance obligation, in relazione alle possibili conseguenze, per l’organizzazione, connesse al soddisfacimento o meno delle stesse. Pertanto il rischio va inteso non soltanto come rischio per l’ambiente (es. rischi di contaminazione del suolo e della falda acquifera, emissioni incontrollate in atmosfera) ma anche come rischio per l’organizzazione (reati ambientali, reputazione aziendale, business continuity).

La definizione e valutazione dei rischi e delle opportunità diventa il cuore della fase di Pianificazione. Lo scopo principale del sistema è agire come strumento preventivo, ovvero limitare al minimo le incertezze (evitare i rischi) e prevedere le opportunità (non sono più previste le Azioni Preventive).

4. Il coinvolgimento della Leadership

E’ oggetto di un nuovo Punto norma (5) specifico della nuova versione: l’obiettivo è incentivare il diretto coinvolgimento del Top Management per realizzare l’integrazione del Sistema di Gestione Ambientale nella gestione generale del business. Il Punto include la politica ambientale e la definizione dei ruoli responsabilità ed autorità, premettendo l’esplicitazione di quali sono le prerogative e attività dell’Alta Direzione.

Non sono richiesti documenti specifici per dimostrare che l’Amministratore Delegato effettui tali attività, ma l’auditor dovrà essere messo in condizione di riscontrare l’effettivo coinvolgimento dell’AD. Scompare invece la figura del Rappresentante della Direzione (ovviamente potranno essere comunque esplicitate deleghe per lo svolgimento di attività specifiche).

5. La prospettiva del ciclo di vita

L'analisi ambentale dovrà essere condotta secondo la “Life Cycle Perspective” (che è diversa dal Life Cycle Assessment – LCA), ciò significa valutare i processi produttivi e il loro impatto sull’ambiente in una prospettiva che va oltre i confini del luogo ove si svolge la produzione (tipicamente, il “sito produttivo” dell’impresa), bensì occorre prendere in considerazione tutte le fasi a monte e a valle della produzione del bene o del servizio:
- progettazione e sviluppo,
- estrazione e uso delle materie prime,
- imballaggio,
- modalità di distribuzione e trasporto,
- uso, riuso, riciclo e smaltimento finale.

Si tratta di concetti che nella precedente edizione della norma erano solo accennati e di norma si esplicitavano nell’individuazione degli aspetti ambientali indiretti.

Qualora fosse invece disponibile un Life Cycle Assessment (LCA), lo stesso può rappresentare un valido strumento a supporto del sistema.
 

La transizione alla nuova 14001

Le organizzazioni avranno tempo fino al 15 settembre 2018 per effettuare il passaggio alla nuova versione della norma: questo significa che dal giorno seguente i certificati rilasciati secondo il vecchio standard non saranno più validi. Sarà tuttavia possibile ottenere la certificazione secondo il vecchio standard per tutto il triennio in corso (il periodo di validità sarà quindi via via più ristretto).

Il passaggio da vecchio a nuovo potrà avvenire anche in luogo di un semplice audit di sorveglianza secondo quanto già pianificato (anche se alcuni Enti consigliano di effettuarlo, se possibile, in sede di rinnovo). E’ opportuno verificare con l’Ente certificatore se, in caso di esito negativo dell’audit di passaggio, potrà essere mantenuto il Certificato secondo il vecchio standard (è facoltà del certificatore).

Come procedere?

In Tauw abbiamo già iniziato a lavorare operativamente sul tema. I nostri consulenti si stanno occupando di fornire assistenza ai clienti per la transizione del Sistema di Gestione Ambientale, attualmente conforme alla norma ISO 14001:2004, alla versione 2015 dello standard.

L’esperienza che abbiamo maturato finora ci ha portato a definire un approccio alla transizione suddiviso in 3 passi operativi:

Passo 1 - Analizzare il Sistema attuale: in primo luogo è necessario effettuare delle analisi, che supportano l’impostazione del Sistema, al fine di stabilire quali modifiche apportare (struttura, processi, procedure):

• analisi del contesto, mappatura e valutazione dei rischi, aggiornamento analisi ambientale
• gap analysis tra le attuali procedure rispetto a quanto richiesto dalla nuova norma.

Passo 2 – Valutare quando passare alla nuova norma: a nostro avviso, a valle delle analisi previste al Passo 1, è importante valutare, di concerto con il certificatore, le tempistiche di passaggio, che dovrà avvenire in ogni caso entro il 15/09/2018 (ipotesi: mantenimento del precedente sistema per il 2016 e richiesta di certificazione secondo la nuova Norma per il 2017).

Passo 3: - Apportare le modifiche: una volta completata l’analisi e definite le tempistiche di passaggio si può procedere ad apportare le modifiche necessarie. Occorrerà adattare la documentazione di sistema - ad esempio - adeguando i riferimenti e le definizioni, ponendo attenzione alla valorizzazione delle procedure esistenti (con particolare riferimento al controllo operativo) e all’ottimizzazione delle modalità di gestione già collaudate in linea con i nuovi criteri (evitando l’appesantimento della gestione generale e dei relativi oneri). I cambiamenti sostanziali riguarderanno in particolare le parti di Pianificazione e definizione degli obiettivi.

La documentazione da modificare o includere potrà essere, ad esempio:

• Campo di applicazione (inclusivo degli eventuali cambiamenti derivanti dall’analisi del contesto)
• Politica (tra i requisiti da includere: Prevenzione dell’inquinamento)
• Documento di Analisi Ambientale: potrebbe essere inclusivo dell’analisi di contesto, individuazione delle parti interessate, compliance obligations, ecc. (è una delle modalità possibili per documentare il Processo di Pianificazione)
• Nuovi processi in ambito SGA o revisione delle descrizioni di processi già inclusi, anche con riferimento al Ciclo di Vita (es: approvvigionamento, logistica, gestione fornitori, sviluppo prodotto, outsourcing, ecc.).

In Tauw siamo in grado di supportare in tutte le fasi della transizione verso la nuova norma ISO 14001:2015 e in particolare abbiamo maturato un’esperienza significativa nell’esecuzione della Gap Analysis (evidenziata nel Passo 1) del Sistema di Gestione Ambientale presso aziende di vari settori produttivi, finalizzate ad individuare le principali differenze tra le attuali procedure del Sistema e quanto richiesto dalla nuova norma.

Per maggiori informazioni in merito, o per un approfondimento personalizzato, è possibile contattare i riferimenti in calce.